Cách mạng công nghiệp lần thứ tư với những bước đột phá về công nghệ trong các lĩnh vực sẽ tạo cơ hội kết nối cho mọi người, thúc đẩy người dân tham gia các hoạt động kết nối với nhà nước cũng như thúc đẩy tính minh bạch của nhà nước, làm tăng khả năng giám sát của người dân với cơ quan nhà nước dựa trên nền tảng kỹ thuật số và công nghệ mới.
Trong quá trình chuyển từ nền hành chính truyền thống sang quản lý công mới, việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến tạo môi trường thuận lợi cho công dân, tổ chức tham gia giao dịch điện tử và được xem là một trong những chìa khóa của việc xây dựng Chính phủ điện tử ở mỗi quốc gia.
Những năm gần đây, việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến ở Việt Nam đã đạt được nhiều kết quả quan trọng song vẫn chưa như kỳ vọng của người dân, doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi cần có bước thay đổi đột phá trong thời gian tới.
Trong những năm qua, công tác kiểm soát thủ tục hành chính, đơn giản hóa thủ tục được các bộ, ngành, địa phương quan tâm thực hiện. Các quy định thủ tục hành chính được kiểm soát, đơn giản hóa thành phần hồ sơ, quy trình thực hiện thủ tục hành chính và quy định cách thức thực hiện theo hướng dễ tiếp cận cho người dân, doanh nghiệp. Nhiều thủ tục đã được quy định theo hướng có thể thực hiện trực tuyến trên môi trường điện tử.
Theo Chỉ số phát triển Chính phủ điện tử của Liên hợp quốc năm 2018, chỉ số cung cấp dịch vụ công trực tuyến được đánh giá cao nhất trong các chỉ số thành phần của Việt Nam, đạt 0,74/1,0.
Số lượng dịch vụ công tăng nhưng hiệu quả chưa cao
Các bộ, ngành, địa phương đã đẩy mạnh việc cung cấp dịch vụ công để giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của mình. Điều này được thể hiện qua số lượng dịch vụ công trực tuyến ngày càng tăng. Số dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 do các bộ, cơ quan ngang bộ cung cấp trong năm 2016 là 828 dịch vụ, đã tăng lên con số 1.578 dịch vụ vào năm 2018.
Tính đến quý 3/2019, các bộ, cơ quan ngang bộ đã cung cấp 1.720 dịch vụ. Trung bình mỗi dịch vụ, tỷ lệ hồ sơ tiếp nhận và xử lý trực tuyến đạt 80,55%.
Trong khối các cơ quan thuộc Chính phủ, chỉ có Bảo hiểm Xã hội Việt Nam là cơ quan có cung cấp dịch vụ công trực tuyến phục vụ người dân và doanh nghiệp. Số dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 do các tỉnh, thành phố cung cấp trong các năm 2016 là 11.409 dịch vụ, đến năm 2018 đã là 47.774 dịch vụ.
Tuy vậy, kết quả ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp chưa đạt được như kỳ vọng. Tại cả hai công đoạn thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến của người dân, doanh nghiệp và giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan nhà nước, việc ứng dụng công nghệ thông tin vẫn còn nhiều hạn chế.
Theo Văn phòng Chính phủ, qua theo dõi kết quả triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 và rà soát văn bản quy định liên quan đến các cơ sở pháp lý cho việc thực hiện thủ tục hành chính theo phương thức trực tuyến trên môi trường điện tử cho thấy còn nhiều tồn tại hạn chế và hiệu quả chưa cao.
Lượng hồ sơ tiếp nhận, giải quyết trực tuyến còn thấp. Theo thống kê của Bộ Thông tin và Truyền thông, tính đến hết quý 2/2019, các bộ, ngành đã cung cấp 1.758 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4, trong đó có 506 dịch vụ phát sinh hồ sơ trực tuyến (đạt 28,78%). Các địa phương đã cung cấp 43.369 dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4, trong đó có 6.575 dịch vụ có phát sinh hồ sơ trực tuyến (đạt 15,16%).
Đến hết quý 3/2019, tỷ lệ phát sinh hồ sơ trực tuyến của các bộ, ngành là 47,7%, địa phương là 17,3%.
Mặc dù đã có các quy định thủ tục hành chính thực hiện theo cách thức trực tuyến, tuy nhiên, chưa có những quy định cụ thể, chi tiết cách thức thực hiện, trừ một số thủ tục thuộc lĩnh vực ngân hàng, tài chính, y tế, lao động.
Việc lựa chọn, xây dựng các dịch vụ công để giải quyết theo phương thức trực tuyến còn mang tính tự phát, hình thức và quan tâm đến số lượng
Bên cạnh đó, việc tổ chức cung ứng dịch vụ công qua ứng dụng công nghệ thông tin còn nhiều tồn tại như mỗi bộ, ngành, địa phương có nhiều cổng dịch vụ công cho những lĩnh vực riêng lẻ; các cổng dịch vụ công thiếu tính thống nhất, khó tìm, khó tiếp cận, làm ảnh hưởng đến việc thực hiện thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức.
Việc lựa chọn, xây dựng các dịch vụ công để giải quyết theo phương thức trực tuyến còn mang tính tự phát, hình thức và quan tâm đến số lượng. Thủ tục hành chính được cung cấp trực tuyến trên môi trường điện tử mới chỉ là những thủ tục đơn giản, chủ yếu là ở bước khai báo, trao đổi thông tin phối hợp và không hoàn thành toàn bộ quy trình trực tuyến. Tình trạng cung cấp các dịch vụ công chồng chéo giữa các bộ, ngành và các địa phương, dẫn đến một dịch vụ công thực hiện thủ tục hành chính do cả bộ và cả địa phương cung cấp.
Thực tế cho thấy việc triển khai dịch vục công trực tuyến mức độ 3, 4 chưa bảo đảm khả năng tích hợp, liên thông của hệ thống thông tin, khả năng sử dụng chung thông tin về quản lý, điều hành, phối hợp công tác và những thông tin khác một cách đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan nhà nước. Điều này dẫn tới những lợi ích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện thủ tục hành chính như công nhận và sử dụng lại kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử; hỗ trợ lưu trữ thông tin đều đạt hiệu quả rất thấp.
Trong cách cung cấp dịch vụ thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử còn nhiều điểm bất hợp lý, thiếu thống nhất và mang tính tùy nghi. Chẳng hạn, việc chứng minh tính chính danh của người thực hiện, hình thức của tài liệu, quy trình thực hiện… dẫn đến cùng một thủ tục hành chính nhưng cách tiếp cận, triển khai của từng địa phương là khác nhau, tạo thành những phiên bản khác nhau.
Quá trình thực hiện thủ tục hành chính cũng tồn tại tình trạng chưa bảo đảm tính định danh chính xác người dùng, chưa bảo đảm bí mật nhà nước, thông tin cá nhân; an toàn, an ninh thông tin.
Về hình thức, các thủ tục hành chính còn phức tạp gây phiền hà cho dân. Về thẩm quyền giải quyết, các thủ tục còn nặng nề, nhiều cửa và khâu trung gian, chưa rõ ràng trong một số các quy định về thẩm quyền của các cơ quan trong quản lý một số lĩnh vực.
Còn mang nặng tính hành chính
Nguyên nhân chủ yếu của những bất cập trên, theo phân tích của Cục Kiểm soát thủ tục hành chính (Văn phòng Chính phủ), là do các cơ quan nhà nước trong quá trình xây dựng, ban hành thủ tục hành chính và tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính chưa thực sự coi trọng các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin.
Thủ tục còn mang nặng tính hành chính, quy trình chưa thống nhất, phương thức thực hiện cơ bản vẫn theo hình thức truyền thống bằng giấy tờ. Thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính còn nhiều khâu chưa rõ ràng. Cá nhân, tổ chức và ngay cả cơ quan quản lý cũng chưa thật sự tin tưởng vào việc chuyển đổi sang ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết thủ tục hành chính, còn mang tính kinh nghiệm và thói quen lạc hậu, chưa phù hợp với nhu cầu trong điều kiện hội nhập.
Các quy định về việc giải quyết thủ tục trực tuyến trên môi trường điện tử chưa đồng bộ, còn rời rạc ở từng văn bản cụ thể và̀ chưa đủ các quy định cụ thể để triển khai thống nhất trên toàn quốc. Việc thiết lập các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin của các bộ, ngành còn rất chậm, làm hạn chế khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu.
Một nguyên nhân quan trọng khác, đó là trình độ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của người dân còn hạn chế, việc truyền thông, hướng dẫn trực tiếp người dùng chưa được triển khai mạnh mẽ, chất lượng dịch vụ công trực tuyến được cung cấp chưa thực sự vì người dùng dẫn đến tình trạng e ngại và khó khăn trong việc tiếp cận các thiết bị công nghệ thông tin cũng như dịch vụ công trực tuyến.
Tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất
Tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho việc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên môi trường điện tử, từ vấn đề xác thực, định danh cá nhân đến quy trình thực hiện, giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử, trách nhiệm của các cơ quan trong xây dựng và thực hiện giải pháp bảo đảm phương thức, kiểm soát chất lượng thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện t,… là điều cần thiết để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công dân, tổ chức trong giao dịch trực tuyến, từng bước nâng cao tỷ lệ giao dịch trực tuyến trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Trước đây, do chưa có một quy định khung về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nên dẫn đến tình trạng tùy nghi trong cung cấp dịch vụ công, thiếu cơ chế kiểm soát chất lượng dịch vụ công và bất cập trong việc bảo đảm tính pháp lý của các hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử.
Thay đổi thói quen giao dịch của người dân với cơ quan nhà nước
Trong Chỉ số phát triển Chính phủ điện tử của Liên hiệp quốc năm 2018, chỉ số cung cấp dịch vụ công trực tuyến được đánh giá cao nhất trong các chỉ số thành phần của Việt Nam, số lượng dịch vụ công cung cấp tương đối lớn.
Tuy nhiên, việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến của nước ta còn nhiều hạn chế. Kết quả chỉ số mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương năm 2016-2017 cho thấy, 68,42% đạt mức độ khá và 31,58% ở mức độ trung bình, không nơi nào đạt mức độ tốt (chỉ số từ 0,8 trở lên). Đối với địa phương, không có tỉnh/thành phố nào đạt mức độ tốt, 79,37% đạt mức độ khá, 20,63% ở mức độ trung bình. Kết quả cung cấp dịch vụ công trực tuyến trên thang điểm chỉ số ở mức độ yếu (trung bình đạt 0,32 ở các bộ, cơ quan ngang bộ) và kém (trung bình đạt 0,11 ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương).
Nhiều dịch vụ công trực tuyến được cung cấp không phải những dịch vụ mang tính phố biến, có số lượng hồ sơ phát sinh thực tế cao, không xuất phát từ nhu cầu thực tiễn nên không được người dân, doanh nghiệp sử dụng, dẫn đến tình trạng không phát sinh hồ sơ hoặc phát sinh rất ít, không phát huy được hiệu quả trong cung ứng. Một số dịch vụ công trực tuyến không được nâng cấp kịp thời với những thay đổi trong quy định thủ tục hành chính, làm giảm hiệu quả quản lý nhà nước trong ngành, lĩnh vực, cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kiểm soát thủ tục hành chính.
Để giải quyết những tồn tại, hạn chế này, thiết lập hành lang pháp lý thống nhất cho việc tổ chức, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tạo điều kiện thuận lợi và cắt giảm chi phí cho tổ chức, cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính, thực hiện nhiệm vụ được giao tại Nghị quyết số 17/NQ-CP (về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025), Văn phòng Chính phủ đã chủ trì nghiên cứu, xây dựng trình Chính phủ nghị định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, vừa được Thủ tướng Chính phủ ký ban hành ngày 8/4 (Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).
Nghị định này thiết lập hành lang pháp lý thống nhất cho việc tổ chức, thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, tạo điều kiện thuận lợi và cắt giảm chi phí cho tổ chức, cá nhân trong thực hiện thủ tục hành chính.
Đặc biệt, với việc huy động sự tham gia của các cơ quan trong nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến thông qua việc kiểm soát quy trình lựa chọn, xây dựng, rà soát, đánh giá dịch vụ thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, sẽ góp phần hiện thực hóa mục tiêu Nghị quyết số 17/NQ-CP.
Giai đoạn 2019-2020, tỷ lệ hồ sơ giải quyết trực tuyến trên tổng số hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của từng bộ, ngành, địa phương đạt từ 20% trở lên, tối thiểu 30% dịch vụ công trực tuyến thực hiện ở mức độ 4; có 50% Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh cung cấp giao diện cho các thiết bị di động; 20% dịch vụ công trực tuyến sử dụng chữ ký số trên nền tảng di động để thực hiện thủ tục hành chính; 50% dịch vụ công trực tuyến xử lý bằng hồ sơ điện tử; 20% thông tin của người dân được tự động nhập vào biểu mẫu trực tuyến; 50% dịch vụ công trực tuyến sử dụng dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp.
Nghị định ban hành khung pháp lý quy định việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, qua đó, giúp giảm các chi phí cho việc chuẩn bị và thực hiện thủ tục hành chính thông qua ứng dụng công nghệ thông tin. Tổ chức, cá nhân giảm thời gian, chi phí cho việc chuẩn bị, gửi hồ sơ và nhận kết quả của các tổ chức, cá nhân, tiết kiệm được chi phí in ấn, photo tài liệu giấy, công chứng, chứng thực, chi phí văn phòng phẩm… do kế thừa các kết quả chính sách liên quan đến định danh và xác thực điện tử.
Việc có quy định cụ thể về việc thực hiện thủ tục hành chính bằng phương thức trực tuyến, xác định rõ từng bước quy trình, sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện của tổ chức, cá nhân, góp phần thay đổi thói quen giao dịch của người dân với cơ quan nhà nước từ trực tiếp sang trực tuyến, góp phần xây dựng công dân điện tử, làm nền tảng cho xây dựng kinh tế số, xã hội số trong tương lai; đồng thời nâng cao trách nhiệm, trình độ chuyên môn và kiến thức về công nghệ thông tin của cán bộ, công chức được phân công xử lý hồ sơ thủ tục hành chính…
Với việc quy định trách nhiệm của các bộ, ngành chủ động thực hiện số hóa các tài liệu liên quan đến tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý nhà nước sẽ phải thay đổi cách quản lý dữ liệu từ thủ công truyền thống sang quản lý điện tử, đáp ứng phương thức quản lý hiệu đại, giúp tạo một nền tảng dữ liệu để quản lý và phát triển. Kinh nghiệm của các nước triển khai Chính phủ điện tử cho thấy, đây là một trong những nhiệm vụ cần thực hiện càng sớm càng hỗ trợ tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý nhà nước.
Phương án triển khai số hóa sẽ tạo ra những thay đổi rõ rệt trong nhận thức về ứng dụng công nghệ thông tin của cả cán bộ, công chức và người dân trong thực hiện thủ tục hành chính. Các hồ sơ, giấy tờ không chỉ là “giấy trắng, mực đen, con dấu” mà được thể hiện và chấp nhận dưới dạng điện tử sẽ tạo ra những thay đổi lớn trong phương thức giải quyết thủ tục hành chính, từ đó tạo tiền đề cho sự thay đổi về phương thức phục vụ, hướng đến phục vụ tại nhà, qua các thiết bị điện tử thông minh để đáp ứng các giao dịch giữa người dân và cơ quan nhà nước.
Phương án này cũng sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc cấp song song kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử với kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định và công nhận giá trị pháp lý của kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử. Các văn bản chuyên ngành về thủ tục hành chính không cần sửa đổi, bổ sung về vấn đề này.
Ghi nhận giá trị pháp lý của bản sao điện tử
Một điểm mới được kỳ vọng tạo thuận lợi lớn cho người dân, doanh nghiệp, đó là việc cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý thông qua giải pháp chứng thực từ bản chính hoặc cấp từ sổ gốc. Thay vì cấp bản sao bằng giấy như trước, tổ chức, cá nhân khi thực hiện chứng thực có thể yêu cầu cấp bản sao bằng hình thức điện tử. Bản sao điện tử được ký số, bảo đảm tính pháp lý, nguyên vẹn của dữ liệu.
Cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm gửi bản sao điện tử vào kho lưu dữ liệu của tổ chức, cá nhân trên Cổng dịch vụ công quốc gia (trong trường hợp đã có tài khoản) hoặc tới địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.
Đây là giải pháp phù hợp cho giai đoạn hiện nay để tạo các giấy tờ điện tử trong khi các cơ quan nhà nước chưa hoàn thành việc số hóa dữ liệu thuộc thẩm quyền quản lý, đặc biệt là các kết quả giải quyết thủ tục hành chính để kết nối, chia sẻ với nhau trong giải quyết thủ tục hành chính.
Việc cấp bản sao điện tử được ghi nhận giá trị pháp lý cũng giúp đơn giản hóa thủ tục chứng thực, giảm bớt nhu cầu chứng thực giấy tờ của người dân
Việc cấp bản sao điện tử được ghi nhận giá trị pháp lý cũng giúp đơn giản hóa thủ tục chứng thực, giảm bớt nhu cầu chứng thực giấy tờ của người dân, tổ chức do đặc tính của tập tin điện tử có thể dễ dàng lưu trữ, chia sẻ, tái sử dụng, từ đó giảm bớt các chi phí xã hội cho việc chứng thực.
Tính toán của Văn phòng Chính phủ cho thấy nếu trung bình thực hiện một hồ sơ chứng thực với độ dày 5 trang tài liệu, chi phí xã hội một người dân, tổ chức phải bỏ ra là 50.000 đồng, người dân có thể thực hiện rất nhiều lần trong một năm. Tuy nhiên, nếu được cấp bản sao điện tử, người dân, tổ chức có thể dùng lại được, do vậy sẽ chỉ phát sinh một lần đi thực hiện chứng thực trong nhiều năm.
Giả định, do tái sử dụng nên giảm được 20% số lượng hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính, với số liệu hồ sơ chứng thực trung bình phát sinh trong một năm là 140 triệu hồ sơ, chi phí tiết kiệm được cho xã hội sẽ là 1.400 tỷ đồng/năm./.
